Veel gestelde vragen (FAQ)
Algemeen
Wanneer is de Avondvierdaagse?
De Avondvierdaagse editie 2024 in de gemeente De Bilt-Bilthoven is van dinsdag 21 mei t/m vrijdag 24 mei 2024.
Wat zijn de starttijden?
Er wordt in groepen gestart met startnummers. Zowel de 5 km als de 10 km groepen starten om 18:15 uur.
Je bent zelf verantwoordelijk dat je op tijd aanwezig bent.
Wat is "Vaantjesdag"?
De Vaantjesdag is bedoeld voor onze jongste wandelaars (kleuters van 4-6 jaar) en is op woensdagavond 22 mei om 18.15 uur (zelfde starttijd als alle lopers). Er is ook hier minimaal één volwassene begeleiding verplicht op elke 5 kinderen.
Waar is de start en finish?
Zowel de start als de finish is bij FC De Bilt, Weltevreden 1, De Bilt.
Je verzamelt voor de start met je groep bij het juiste startnummer.
Waar en wanneer kan ik me inschrijven?
Dit jaar verloopt deelname wederom via online inschrijvingen. Inschrijven kan op deze pagina.
Mocht je je last-minute alsnog willen aanmelden, dan kan dat door de eerste dag de organisatie op te zoeken bij FC De Bilt. Je kunt je daar aanmelden en met cash betalen.
Waar kan ik het beste mijn auto of fiets parkeren?
Er is voldoende gelegenheid om op het terrein fietsen te parkeren. Bij de parkeerplaats staan hekken voor de stalling van de fietsen.
Er is geen extra parkeergelegenheid voor auto’s, dus er wordt aangeraden met de fiets te komen.
Bij de opstelplaats voor de intocht op vrijdag (Weltevreden) zijn auto’s niet toegestaan.
Gaat de AVD wel door als het slecht weer is?
Als het weer te slecht is om te lopen, dan zul je daar vanaf 17.00 uur op deze site over geïnformeerd worden. Dit zal dan ook op de hoofdpagina staan.
Moeten ouders/begeleiders betalen?
Ouders en begeleiders hoeven niet te betalen om mee te lopen met de Avondvierdaagse. Tenzij je natuurlijk een medaille of vaantje wilt!
Hoe krijg ik mijn medaille?
De medailles zijn op elke wandeldag op te halen bij FC De Bilt. De organisatie zorgt dat de medailles al gebundeld zijn per opgegeven groep. Er hoeft dan maar één vertegenwoordiger langs te komen om alle medailles van een groep op te halen. Deze kunnen vervolgens zelf verdeeld worden.
Als er een verkeerde medaille bij zit of er klopt iets niet, dan is het altijd mogelijk om te ruilen. Ook als je de verkeerde medaille hebt opgegeven bij het inschrijfformulier, geen paniek. Er is altijd een mogelijkheid tot ruilen, of wij bestellen bij.
Ik heb de verkeerde medaille aangevraagd. Wat nu?
Het kan zijn dat je de verkeerde medaille hebt opgegeven bij het inschrijfformulier. Geen paniek! Ruilen is altijd mogelijk en anders bestellen we bij.
We proberen alle verzoeken tot wijzigingen die via de mail zijn binnengekomen op tijd te verwerken in de deelnemerslijst. Dit is echter wel foutgevoelig en kost veel tijd.
Wie is er verantwoordelijk voor de begeleiding?
De ouders zijn zelf verantwoordelijk voor de begeleiding van de kinderen/groepen. Er geldt een minimum van 1 begeleider op 5 kinderen. De organisatie levert geen begeleiders. Dat betekent dat de kinderen niet kunnen starten, als er te weinig volwassenen bij aanwezig zijn.
Waar moet je verzamelen?
Alle groepen, maar ook de individuele lopers, verzamelen bij een startnummer. Deze startnummers vind je op deze pagina.
De startnummers corresponderen met nummers die op het terrein van FC De Bilt te vinden zijn. Daar verzamel je uiterlijk 10 minuten voor je starttijd (dus om 18:05 uur) met je groep, zodat je op tijd kunt beginnen met lopen.
Ik heb de verkeerde groepsnaam opgegeven. Wat nu?
Geen probleem, je kunt met je eigen groep meelopen. De begeleiders zijn verantwoordelijk dat iedereen bij de goede groep gaat staan. Ter plekke moeten we bekijken hoe je de goede medaille krijgt (deze zijn van tevoren verzameld per groep), maar dit komt altijd goed.
We proberen alle verzoeken tot wijzigingen die via de mail zijn binnengekomen op tijd te verwerken in de deelnemerslijst. Dit is echter wel foutgevoelig en kost veel tijd.
Ik heb de verkeerde afstand opgegeven. Wat nu?
Je kunt gewoon de afstand lopen die je wilt. Maar let op: de startnummers voor de verschillende afstanden verschillen. De starttijden zijn hetzelfde (iedereen begint om 18.15). Zorg dat je van tevoren goed opzoekt waar je moet zijn, en loop vervolgens met de goede groep mee. Deze wijziging is wel goed om van tevoren te weten voor de organisatie en kun je doorgeven via info@avondvierdaagse-debiltbilthoven.nl.
Komt er een algemene Whatsappgroep?
Vanuit de organisatie worden er geen Whatsapp-groepen gestart. Wij hebben ook geen telefoonnummers van de deelnemers. We raden het wel aan om per lopende groep een Whatsappgroep aan te maken, om zo onderling kort te sluiten wie er meegaan als begeleiders, het startnummer te delen, wie de medailles heeft opgehaald etc.
Er komt wel een algemeen nummer van de organisatie, die op de avond zelf te bereiken is voor noodgevallen.
Zijn er rustpunten?
Er zijn dit jaar geen rustpunten op de routes aangegeven. Het is aan de deelnemers om zelf te beslissen of een rustmoment nodig is. Wanneer je inderdaad een rustmoment inplant, let dan bij het opnieuw invoegen dat je niet door een andere groep loopt. Bij het verlaten van de rustplaats je afval meenemen.
Hoe herken je een groep?
De voorste begeleider draagt het gele hesje en de achterste begeleider het oranje hesje. Deze hesjes geven de verkeersregelaars zicht op waar een groep begint én eindigt om de hele groep veilig de weg over te laten steken. Het is daarom van belangrijk dat de groep bij elkaar blijft.
Groepen mogen elkaar tijdens het wandelen niet inhalen. Een groep inhalen is alleen mogelijk bij de rustplaatsen (bv bij het overslaan van de rust). De rustplaatsen zijn aangegeven op de routes.
Beleid
Kan ik als ondernemer op het terrein van de Avondvierdaagse mijn producten verkopen?
Het Bestuur heeft tijdens haar vergadering gesproken over de verzoeken die de organisatie ontvangen heeft van diverse ondernemers die ijs, broodjes en andere zaken willen verkopen.
Het bestuur wil graag te kennen geven dat zij, als vertegenwoordigers van de organisatie, het organiseren van een feestelijk wandelevenement voor de jeugdige inwoners en andere belangstellende van de gemeente De Bilt-Bilthoven als enig doel zien. Zij zal geen overeenkomsten aangaan met ondernemers mbt de verkoop van goederen of levensmiddelen.
Het is ondernemers vrij om, conform de lokale wet- en regelgeving hun bedrijvigheid te voeren. De organisatie draagt hierin geen verantwoordelijkheid.